Escolha pelo pedido real. O software certo para uma convertedora leva um pedido do comercial à confirmação, passando pela pré-impressão, pela aprovação do cliente, pela prova e pela clicheria, com a ficha técnica e o histórico no mesmo lugar. Ele não substitui o ERP nem a pré-impressão: organiza o que acontece entre os dois.

Abaixo estão os critérios práticos para comparar opções, as perguntas para fazer na demonstração, um teste para rodar antes de assinar e os erros mais comuns na escolha.

Por que a convertedora precisa de um software próprio?

Porque a convertedora vive no meio do caminho. De um lado, as marcas pedem prazo curto, muitos SKUs e rótulos sem erro. Do outro, a produção precisa da arte certa, da ficha técnica completa e do clichê conferido. Um erro de validade, lote ou tabela nutricional vira reimpressão e prejuízo para a marca atendida.

Planilha, e-mail e sistema genérico não dão conta de cinco problemas que se repetem:

  • Falta de rastreabilidade: ninguém sabe em que etapa está cada arte nem quem aprovou o quê.
  • Retrabalho: versões diferentes da mesma arte circulam ao mesmo tempo, e o ajuste é feito no arquivo errado.
  • Comunicação aos pedaços: comercial, pré-impressão, P&D, clicheria e cliente conversam por e-mail, e a informação se perde.
  • Exigências dos clientes: alimentos, cosméticos e farmacêuticos pedem rotulagem conferida e, muitas vezes, prova do processo em auditoria.
  • Pressão de prazo: a marca quer lançar rápido, e a convertedora precisa ser previsível sem perder qualidade.

O artigo sobre os problemas que não deixam o convertedor crescer detalha cada um.

O que um software para convertedora deve fazer?

Deve seguir as etapas da convertedora, e não as de uma agência ou de uma marca. Em geral, são seis:

  1. Comercial: o pedido entra com a ordem de serviço do ERP, o código do cliente, o prazo e a prioridade.
  2. Pré-impressão: preflight do arquivo recebido e desenvolvimento da arte, com a ficha técnica.
  3. Aprovação do cliente: a revisão vai para o cliente, que confere e aprova ou reprova.
  4. Prova digital: o cliente confere cores e acabamento antes de gravar o clichê.
  5. Clicheria: o fornecedor recebe os arquivos aprovados e grava; liberação, recebimento e conferência ficam registrados.
  6. Pedido confirmado: com a arte aprovada e o clichê conferido, o pedido segue para a produção.

Para sustentar essas etapas, o software precisa de alguns recursos básicos:

  • artes e facas num só lugar, com histórico de alterações;
  • controle de versões, para ninguém trabalhar no arquivo errado;
  • fluxos configuráveis por tipo de pedido: criação, alteração, repetição, amostra;
  • campos obrigatórios e ficha técnica, para a clicheria não receber pedido incompleto;
  • comparação de revisões e notas sobre a arte, para o ajuste pedido ficar claro;
  • relatórios e indicadores de tempo por etapa e de prazo cumprido.

Quais critérios usar na escolha?

Use a tabela como roteiro da demonstração. Para cada critério, há a pergunta a fazer e o teste que mostra se a resposta é verdadeira.

Critério O que perguntar Como testar na demonstração
1. Etapas da convertedora O fluxo tem comercial, pré-impressão, aprovação do cliente, prova e clicheria, ou é um fluxo genérico de tarefas? Peça para ver um pedido de alteração do começo ao fim, etapa por etapa.
2. Pedido com dados do ERP O projeto guarda o número da ordem de serviço, o código do cliente, o prazo e a prioridade? Abra um pedido e veja onde esses dados ficam.
3. Ficha técnica digital A ficha é preenchida uma vez e consultada por todos os setores? Confira se ela tem dimensões, montagem, estrutura, substrato, máquina e cores.
4. Aprovação do cliente O cliente aprova sem instalar nada? Que ferramentas de conferência ele tem? Aprove uma arte como se fosse o cliente: separação de cores, leitura de código de barras e de braille, régua.
5. Comparação de revisões Dá para comparar a revisão nova com a anterior e ver só o que mudou? Compare duas revisões com uma diferença pequena e veja se ela aparece.
6. Clicheria e fornecedores O fornecedor entra no pedido com a ordem de serviço dele, na etapa certa? Veja o que a clicheria recebe e o que fica registrado na liberação e na conferência do clichê.
7. Acesso por pasta O cliente vê só os originais e as aprovações dele? A clicheria vê só a pasta dela? Entre como cliente e como fornecedor e confira o que cada um enxerga.
8. Histórico e auditoria Quem aprovou qual revisão, e quando, fica registrado? Sai em relatório? Peça o relatório de uma aprovação concluída.
9. Indicadores O sistema mostra o tempo por etapa, os prazos cumpridos e os pedidos parados? Veja o painel com dados de exemplo e os filtros.
10. Integração Integra com o ERP e com a pré-impressão? Quem faz, em quanto tempo e quanto custa? Peça um caso de cliente com a integração funcionando.
11. Dados e segurança Onde os dados ficam? Há autenticação multifator, backup e um encarregado pela LGPD? Peça a página ou o documento com essas respostas por escrito.
12. Implantação e suporte Quem implanta, por onde começa e como é o suporte depois? Pergunte quanto tempo levou para outra convertedora começar a usar.

Dois critérios pesam mais que os outros: a aprovação do cliente (4) e a clicheria no pedido (6). São eles que tiram o e-mail do processo. Sem eles, o software vira só um controle interno, e o “telefone sem fio” com o cliente continua.

Como testar antes de decidir?

Leve um pedido real para a demonstração. De preferência uma alteração de rótulo que deu trabalho no último mês. Peça para ver esse pedido rodando no sistema, com a sua ficha técnica e um cliente seu aprovando.

Se possível, rode um piloto com a pré-impressão. Meça o tempo de aprovação de artes antes e depois. Na Gualapack Brasil, a adoção começou pela pré-impressão, que consolidou o uso e depois abriu a consulta aos outros departamentos. O lead time de aprovação de artes com os clientes caiu de sete para três dias (case da Gualapack).

Pergunte também como os seus clientes vão reagir. Na Gualapack, a maioria aderiu bem à aprovação remota, e alguns já usavam a LinkFlow com outros convertedores. Alguns clientes menores preferiram seguir aprovando por e-mail, e mesmo assim a convertedora organizou as tratativas na plataforma. O artigo sobre aprovação remota na convertedora trata dessa mudança.

Que erros evitar na escolha?

  • Escolher um gerenciador de tarefas genérico e adaptar: ele resolve prazo, mas não liga a tarefa à arte, à ficha e à aprovação.
  • Deixar o cliente de fora: se o cliente não aprova no sistema, metade do retrabalho continua no e-mail.
  • Aceitar integração sem prazo: integração com ERP é projeto. Peça escopo, prazo e um caso funcionando.
  • Implantar em todos os setores de uma vez: comece por quem mais sofre, em geral a pré-impressão, e deixe o resultado puxar os outros.
  • Esquecer o fechamento de arquivos: o software organiza o fluxo, mas o arquivo precisa chegar certo. Os cuidados ao fechar arquivos para flexografia continuam valendo.

O que a convertedora ganha?

Menos retrabalho, porque ninguém trabalha em arquivo desatualizado. Aprovação mais curta, porque o cliente recebe a revisão, confere e responde no mesmo lugar, e quem está atrasado é cobrado. Mais previsibilidade para a programação da produção. E um registro de cada etapa, que serve de prova em auditoria.

Na Gualapack, as aprovações mensais passaram de 50 para 100, e os registros do sistema serviram de evidência nas auditorias de revalidação da BRCGS e da ISO 9001. O guia de aprovação de artes de embalagens mostra o que conferir em cada etapa.

Como a LinkFlow atende convertedores?

A LinkFlow é software para convertedores de embalagens. O fluxo da convertedora tem as etapas comercial, pré-impressão, aprovação do cliente, prova digital, clicheria e pedido confirmado, cada uma com responsável e prazo. O projeto guarda a ordem de serviço do ERP, o código do cliente, a ficha técnica e os arquivos por pasta, com o acesso que a convertedora define.

O cliente participa como externo: abre a arte no navegador, confere com as ferramentas do visualizador e registra o parecer, sem instalar nada. A clicheria entra no pedido com a ordem de serviço dela e recebe os arquivos da pasta Clicheria quando o fluxo chega à etapa de clichê.

A LinkFlow não substitui o ERP nem a pré-impressão. Quando a convertedora pede, ela também se integra ao ERP/MIS e às ferramentas de pré-impressão, com integrações sob medida. Os dados ficam na Microsoft Azure, em São Paulo, com autenticação multifator e backups diários, como mostra a página de infraestrutura e segurança.

Quer ver um pedido seu rodando no fluxo da convertedora? Peça uma demonstração e traga um caso real.

Revisado em 12 de outubro de 2026 por Rodrigo Pereira.