Se este é um problema na sua convertedora de embalagens, não tema. Separamos dicas valiosas para agilizar o processo de aprovação de artes. Mas já adiantamos, é preciso literalmente sair do papel!

Os processos mais morosos nas convertedoras de embalagens são as aprovações de artes, mas e se disséssemos que há maneiras de acelerar estes processos?! A produção de uma embalagem abrange diversas etapas até chegar ao resultado final. Ela pode começar pelo comercial ou no atendimento, vai para a criação, segue para produção. E assim, trilha uma longa e complexa sequência produtiva até chegar na gôndola do supermercado. 

No entanto, um dos maiores problemas do setor está no acompanhamento de todas essas etapas. Já que a maioria das empresas não possui um mecanismo de visualização de todos os processos durante a elaboração do produto. E isso, pode ser um grande dificultador para a rápida aprovação das artes. 

Não está convencido? Então deixa a gente explicar:

Como funciona o processo de aprovação de artes?

Antes de tudo é importante que falemos desta etapa. O processo de aprovação de arte é essencial para garantir que a embalagem final atenda às expectativas do cliente e esteja em conformidade com as especificações técnicas necessárias. 

Por isso, ela geralmente segue algumas etapas, que podem variar de acordo com fluxo de cada empresa envolvida na produção. Abaixo elaboramos um workflow simples para demonstrar:

Começa com o envio do arquivo 

O cliente envia o arquivo para a convertedora de embalagens. A arte desse arquivo pode ter sido produzida internamente na empresa do dono de marca ou por uma agência de design.

Passa pela verificação da arte 

O convertedor flexo verifica se a arte atende às especificações técnicas necessárias para a produção da embalagem, por exemplo, tamanho, resolução, formato, cores e demais tecnicidades.

Elaboração do clichê

O convertedor manda as informações para que uma clicheria desenvolva uma matriz que será utilizado na impressão das embalagens flexográficas. Nesta etapa existe uma intensa troca de informação e aprovação entre as duas empresas, até que o clichê de impressão fique pronta. 

Prova de impressão 

Em algumas empresas, é produzida uma prova digital e outra impressa no substrato, para que o cliente possa verificar se as cores e o layout estão de acordo com o esperado.

A verificação e a aprovação das provas de impressão podem ser feitas de forma online ou presencial, dependendo da convertedora de embalagens. Neste ponto, as empresas que têm um software de aprovação, saem na frente e conseguem dar celeridade nas aprovações remotas.

E enfim, a produção da embalagem 

Com a arte final aprovada, o convertedor de embalagens inicia a produção, seguindo as especificações técnicas aprovadas pelo cliente.

Como citamos no início do artigo, essa parte é bastante morosa e complexa. Afinal, é preciso atender as demandas do cliente e ainda as especificações técnicas. E muitas vezes o processo de aprovação é feito de forma arcaica, através do vai e vem de e-mails, e até mensagens de WhatsApp, de todo esse trâmite, que envolve documentos, planilhas, arquivos. Ou seja, as chances de algo se perder no caminho é muito grande. 

Sendo assim, o acompanhamento e o monitoramento do fluxo de trabalho se torna um verdadeiro desafio. 

Um processo com falhas

Os meios de comunicação mais usados para a aprovação de artes costumam ser e-mail, impresso com instruções, telefone ou apps de conversa. Entretanto, esses métodos são passíveis de falhas. Pois, como não centralizam todas as informações e decisões tomadas acabam gerando: lentidão nas tratativas entre os envolvidos, perda de informações relevantes do job e erros decorrentes do ruído de comunicação. Ou seja, a ausência de um sistema próprio para essa necessidade torna a troca de informações entre convertedor de embalagens e dono de marca, passível de erros, pois geram arquivos fora de uma  padronização.

Como acelerar as aprovações de artes?

A celeridade nas aprovações é essencial para garantir agilidade e eficiência nos processos criativos e produtivos. Vamos compartilhar algumas dicas que podem ajudar sua empresa a otimizar o tempo, evitar retrabalhos e garantir a entrega dos projetos dentro dos prazos estabelecidos. Vamos lá!

1. Elimine ruídos de comunicação

Você vai perceber que todas essas dicas se complementam ao final. Por exemplo, se a empresa registrar desde o início todos os processos já discutidos, não serão repassadas informações incorretas para o setor criativo. 

A falta desse acompanhamento pode resultar em um “telefone sem fio” que pode  impactar no resultado final, como também no travamento do processo produtivo. Ou seja, com um acompanhamento assertivo é possível avaliar faltas ou divergências nas informações necessárias para o job seguir o fluxo.

2. Centralize as informações 

Essa dica até se mistura com a anterior. Afinal só é possível eliminar os ruídos de comunicação com informações precisas. Nesse sentido, ter um sistema que faça esse acompanhamento, solucionaria o problema. 

Ou seja, haveria transparência em todas as etapas e as informações pertinentes de cada uma delas, visíveis para todos os interessados a qualquer momento. Assim, o cliente poderá acompanhar em tempo real todos os processos e avanços. E não ficará cobrando o comercial a cada momento. O que torna o trabalho para todas as etapas do processo mais tranquilas e menos estressantes.

3. Tenha um workflow adequado

É preciso ter um fluxo de trabalho que possa ser monitorado e editável de acordo com a sua necessidade. Afinal, o prazo de entrega é influenciado pelo vai e vem de informações em cada uma das etapas que precisam de aprovações.

Dessa forma, se a empresa não possui uma ferramenta automatizada, que mostra o que está sendo feito e o próximo passo, a bagunça está feita. Pois mesmo com as alterações e todo o vai e vem, o cliente continuará cobrando os prazos ao comercial. Dependendo da situação, isso pode gerar desgaste entre as partes, e a perda de foco dos criativos, pois, são constantemente interrompidos para redefinir suas prioridades e acelerar as aprovações de artes os processos.

4. Tenha um sistema de aprovação de artes remoto e automatizado 

Para alinhar e pôr em prática todas as dicas acima, é preciso sair do papel. Escolher um software de gestão é fundamental para profissionalizar o seu negócio. 

Com a ferramenta certa é possível fazer o gerenciamento de pedidos controlados e a aprovação remota de artes. Ainda dá para:

• Acessar o projeto de qualquer lugar;
• Gerenciar remotamente seus pedidos com eficiência; 
• Personalizar toda a jornada de acordo com o fluxo produtivo da sua empresa;
• Consultar seus pedidos e dar andamento às necessidades do dia a dia. 

Lembre-se de avaliar as necessidades específicas do seu negócio e escolher as soluções que melhor se encaixam em seu fluxo de trabalho. Com as práticas adequadas e o uso das ferramentas certas, você estará preparado para acelerar as aprovações de artes e impulsionar o sucesso de seus projetos. E somente com um sistema de aprovação de artes remoto e automatizado você poderá realmente acelerar este processo na sua empresa. 

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