Segurança nunca é demais! Na internet existem os famosos malwares, capazes de dar uma boa dor de cabeça para as empresas e prejudicar um fluxo inteiro de trabalho.

Você sabia que a troca de informações online, como o gerenciamento de projetos e aprovação de artes, feitas sem segurança, podem causar grandes problemas para uma empresa? Estamos falando dos malwares que, às vezes, podem causar sérios prejuízos. Isso por serem propagados através de arquivos executáveis (.exe ou .msi, por exemplo), geralmente baixados internet, contendo um código malicioso.

Tipos de Malwares

Existem diferentes tipos de malwares, como os backdoors, que aproveitam brechas no sistema operacional para invadirem seu computador sem a necessidade de restrições de acesso. Tudo de forma silenciosa, sem que você perceba.

Outro tipo bem comum de malware são os keyloggers. Eles têm como objetivo gravar informações que você digitou em seu computador ou navegador web como, por exemplo, dados de acessos bancários. 

Outros malwares que causam um bom estrago na rede são os worms, que se auto replicam e executam ações autônomas como enviar um e-mail com informações do seu dispositivo para o invasor criminoso.

Já os ransomwares têm o objetivo de travar o seu dispositivo. São utilizados para solicitar pagamento para que seu dispositivo volte a funcionar. Este malware é responsável pelo sequestro de dados, onde você perde totalmente o acesso aos seus arquivos e dificilmente conseguirá recuperá-los. 

O mais famoso

E por fim, o trojan. Conhecidos como RAT (Remote Access Trojans), são a evolução dos backdoors. Ele fornece ao invasor uma interface gráfica com opções para comprometer o acesso do usuário. Em casos de acesso a rede empresarial ou sites de bancos, o invasor pode monitorar e capturar os dados. Porém, se o usuário não é um ativo interessante para o criminoso, normalmente ele apenas danifica ou inutiliza o computador. 

Você percebeu que a segurança da informação é algo importante, certo? Partindo disso, iremos te ajudar com algumas práticas para melhorar sua segurança. E também, otimizar a colaboração na troca de dados dos seus arquivos, sem colocar em risco a segurança na aprovação de artes do seu job.

1. Armazene seus arquivos de forma segura 

Parece difícil de se fazer, mas não é. Isso vai te ajudar a proteger ainda mais os seus arquivos. Existem maneiras simples de proteger arquivos com senha, fornecendo uma camada extra de segurança. Utilize o Adobe Acrobat, por exemplo, para adicionar senhas de acesso aos seus arquivos em “pdf”.

Outras ferramentas, como os aplicativos da Microsoft, também oferecem a opção de proteção por senha para documentos Word ou até mesmo planilhas do Excel.

Mesmo não existindo uma solução infalível, você garante que um roubo de senha ou violação de dados não comprometa seus arquivos. Escolha um serviço de armazenamento, que tenha um sistema de segurança otimizado e permita criptografar seus arquivos.

Leia as políticas de privacidade do seu provedor de armazenamento e veja como funciona o backup de segurança. E o mais simples, e ao mesmo tempo importante: gerencie suas senhas com forte teor de segurança. Sendo assim, exagere na complexidade delas. Isso aumenta sua segurança. Além disso, utilize um autenticador de dois fatores para que, no caso de invasão, você ainda tenha o controle de permissão.

2. Acessos por permissão e função

Ao compartilhar seus arquivos para aprovação de artes, talvez seja necessário que você permita a leitura e edição dos mesmos. A maioria das plataformas de compartilhamento de arquivos oferecem somente as opções para visualizar ou editar o arquivo, mas nem sempre o controle estará com você, pois o arquivo poderá ser compartilhado com pessoas que não estão em sua lista de aprovação.

Para que a tramitação do arquivo aconteça de forma segura, distribua ele somente para os interessados e defina quem poderá editar o arquivo, quem poderá comentar e quem somente irá visualizá-lo. Isso nos permite deixar o fluxo mais organizado e acessível para todos, de acordo com suas permissões.

3. Faça uso do controle de versão do arquivo

Conforme o time de criação vai desenvolvendo as artes, várias versões de arquivos podem ser criadas. Isso por conta das conferências que aparecem após o envio para aprovação. Dessa forma, podemos manter várias versões de um mesmo material ao decorrer dos ajustes, servindo como um backup sistemático do processo de criação. Isso nos fornece um controle total sobre as versões do projeto, podendo alternar entre elas a qualquer momento.

Vale lembrar que também é importante organizar as versões dos arquivos de forma coerente, podendo acompanhar de forma simples o mapeamento delas. Crie padrões de nomenclatura e versão para saber em que versão a equipe precisa trabalhar.

4. Faça auditorias em seus arquivos e use conexões de rede seguras

Em um processo criativo, seu arquivo é acessado por várias pessoas. Ou seja, isso pode causar ruídos em diferentes níveis, pois as alterações são feitas e sobrepostas entre si, enquanto o trabalho está em andamento.

Dessa forma, você pode fornecer responsabilidade para quem fez as alterações. Assim, através de uma trilha de auditoria, será possível visualizar quem fez cada alteração, quando fez e o que mudou. Também é importante pontuar a visualização de possíveis exclusões acidentais, algo muito comum na correria do trabalho gráfico.

Já na parte de conexão segura, a maioria dos navegadores agora impõe o uso de https. Certifique-se de que seu serviço de armazenamento também use conexões seguras. Se você estiver usando o protocolo de transferência (FTP) para gerenciar arquivos na nuvem, use a versão segura. O sftp é uma opção que também oferece suporte a criptografia, integridade de dados e verificações de autenticidade.

5. Escolha bem sua plataforma de aprovação de artes

Existem inúmeros softwares que vendem excelência em segurança na aprovação de artes. Mas, para que voe não caia em uma armadilha comercial, listamos alguns requisitos básicos para o bom andamento do fluxo de trabalho, sem dor-de-cabeça. Verifique se o software que vc está pesquisando oferece estes requisitos:

• A possibilidade de uso colaborativo, onde vários membros podem trabalhar no projeto;
• Gerenciamento de todo o fluxo de trabalho, não apenas de parte dele;
• Fácil integração de acesso e colaboradores;
• Ferramentas de conferência, revisão e aprovação remota, sem a necessidade de download de arquivos, o que aumenta a segurança;
• Controle das versões referente a auditoria dos materiais, registrando qual versão foi aprovada e possibilitando o rastreio delas;
• Compatibilidade com o que sua empresa faz. Não adianta ter um software que apenas gerencia documentos, se o que você precisa é um sistema para gerênciar uma cadeia inteira de um fluxo de trabalho específico (no caso, desenvolvimento e aprovação de artes).

Seguindo essas premissas você terá maior segurança e facilidade no fluxo de trabalho e aprovação segura das artes dos projetos da sua empresa.

Conheça a LinkFlow

Depois de todas essas dicas, fica fácil saber o que fazer para aumentar a segurança do seu dia a dia e, ao mesmo tempo, escolher um bom software de gestão de projetos, não é mesmo? Aumente sua segurança com o CheckFlow, a plataforma que garante a proteção de seus dados na hora da aprovação das artes e do fluxo de trabalho. Venha conhecer e agende uma demonstração.