O fluxo de trabalho que está mal estruturado ou um ruído de comunicação podem ser os gatilhos para um job perder alguma informação e originar o retrabalho de um layout. 

Não existe nada mais frustrante do que o retrabalho na aprovação de artes em cima de um projeto que achamos que está resolvido. Além disso, imagine todo o fluxo de trabalho que acaba sendo comprometido!

Um efeito bola de neve que prejudica a cadeia produtiva, por conta dos prazos que foram alinhados. Além disso, esse atraso vai refletir nos outros jobs que estão sendo produzidos ou na fila de execução. Em resumo, todos perdem.

Se você é agências de publicidade e marketing, estúdio de design, convertedora de embalagens, profissional liberal ou até mesmo um dono de marca, esse artigo vai te ajudar. Pensando nesse cenário caótico que acabamos de descrever, neste artigo iremos falar sobre o “tempo roubado” causado pelo retrabalho na aprovação de artes. 

Fique com a gente e veja algumas dicas para fugir dessa cilada. Tenha uma boa leitura.

O que é o retrabalho?

O retrabalho na aprovação de artes, como o nome já diz, é aquele job que você terminou, mas por conta de algum motivo acaba voltando para a mesa de criação. Normalmente esse tipo de acontecimento ocorre por algumas falhas de comunicação, na maioria das vezes. Isso pode ocorrer lá no começo, quando estamos captando o famoso briefing, ou até mesmo no decorrer do fluxo de trabalho.

Portanto, uma das partes fundamentais de um trabalho gráfico bem executado é a captação de informações. É preciso ser certeiro e utilizar toda a expertise do profissional de atendimento que irá captar as ideias. Isso vai garantir que as informações chegarão corretamente na mesa de criação, e assim o designer vai recebê-las da melhor maneira possível. Ou seja, o setor que irá dar vida a ideia do cliente precisa estar com o conceito muito claro para que todo o processo saia perfeitamente.

Quando acontece o retrabalho na aprovação de artes?

Mas não pense que o retrabalho na aprovação de artes é algo absurdo ou raro de acontecer. É bem comum de ocorrer, ainda mais quando se trata de ideias sendo colocadas em prática, pois ninguém pensa igual, não é mesmo? Mesmo quando várias pessoas olham um mesmo objeto, cada indivíduo visualiza um elemento diferente.

Com isso em mente podemos planejar a melhor forma de tornar o retrabalho uma parte do próprio processo. Nesse sentido, devemos ter a proatividade de pensar em como resolver as possíveis problemáticas da melhor maneira, quando elas acontecerem. Em resumo, é necessário desenvolver uma mentalidade para lidar com o gerenciamento de crises. 

Com isso, é importante ter em mente que o fluxo de trabalho deve estar funcionando. Ou seja, sintonizado com todos os envolvidos no projeto. Sendo assim, dentro de um fluxo de trabalho deve estar previsto um tempo extra para possíveis alterações e imprevistos. Dessa forma evitamos transtornos entre o planejamento idealizado e o cronograma de execução. E assim, dedicamos um espacinho do tempo idealizado para o job, para as modificações dentro da logística da produção criativa.

Quanto custa para uma empresa o retrabalho?

O fato de refazer algo além de cansativo é também prejudicial financeiramente. Vamos supor que é cobrado o valor X para criação de um layout de embalagem. O profissional, responsável pela arte, dedicou-se dentro do seu espaço-tempo para realizar aquele trabalho de 2 horas e finalizou o material. Com o retrabalho, ele terá que despender mais tempo da sua habilidade, sem receber nada a mais por esse tempo extra. E ainda, o job poderá passar novamente por várias pequenas alterações no decorrer desse novo fluxo de trabalho até a entrega.

Sendo assim, o tempo que estava programado para 2 horas de trabalho, acaba se estendendo até 4 horas, por exemplo. Esse tempo poderia estar sendo dedicado para o desenvolvimento de outro material gráfico. Portanto, além de atrasar o andamento do job atual, ele não está gerando a produtividade desejada trabalhando em outra demanda. 

Nesse sentido, o job atual está tendo um custo de execução maior do que deveria para quem está criando o material, seja uma agência de publicidade, estúdio de design, convertedora de embalagens ou até mesmo um designer freelancer.

Como mencionado antes, ao criar diretrizes que preveem essas situações, é possível planejar toda uma logística em que se pode premeditar o custo do retrabalho na aprovação de artes.

3 dicas importantes para fugir do retrabalho

Agora que você já compreende o cenário em que o retrabalho costuma acontecer, preparamos três dicas que vão ajudar você:

1 – Inspecione o briefing

É muito importante que o briefing seja revisado constantemente. Afinal, nele constam as informações que o criativo irá usar para a produção do material. Se aqui conseguirmos otimizar o máximo possível e adequarmos quaisquer dúvidas ou possíveis divergências de informação, conseguiremos praticamente eliminar qualquer retrabalho que possa surgir.

Lembrando que o criativo, por não ter o contato direto com o cliente, precisa sentir e entender a necessidade dos detalhes expressos e o nível de importância dele no projeto.

Portanto, tenha sempre em mente que aqui é onde começa todo o processo.

2 – Examine o processo

Examinar o processo como um todo também é muito importante. Aqui, deve-se registrar as não conformidades perto do momento em que ela ocorreu. Dessa forma é possível evitar mais problemas. Lembrando que ao examinar o processo é significativo perceber o tempo que isso custou e o que causou o erro ou divergência, para que no futuro seja possível tomar uma providência que resolva esse acontecimento de forma efetiva.

Vale lembrar que, as falhas não estão sempre no briefing. Então, é relevante olhar o processo como um todo e examinar com agilidade o que está causando o problema. Dessa forma identificamos a origem da situação e a medida pode ser tomada estritamente na raiz da problemática.

3 – Automatize seu sistema de conferência e acompanhamento

A última e mais importante dica, é aquela que pode ser considerada “de ouro”, é a automatização do seu trabalho e aprovação. Com isso, é possível criar um padrão em que cada ponto da criação do material passa por uma sequência pré-definida. Ou seja, evitando erros e aumentando a captação de novos trabalhos, seguindo uma frequência saudável para a empresa. É importante que a aprovação aconteça de forma simples e natural, auxiliando a sequência no fluxo de criação.

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