O convertedor flexográfico tem que lidar com diversas dificuldades como o ruído de comunicação com os stakeholders e até na ausência de um sistema padronizado para acompanhar os pedidos.

A jornada de um convertedor de embalagens não é das mais fáceis. O setor enfrenta algumas dificuldades peculiares que envolvem, por exemplo, gerenciamento de insumos, custo de matéria-prima, tempo do setup das máquinas, etc. Tudo isso influencia de forma negativa no desempenho das engrenagens desse negócio e acaba atrasando o fluxo de trabalho.

A produção de embalagens abrange diversas etapas até chegar no resultado final. Ela pode começar pelo comercial ou no atendimento, vai para a criação, segue para produção. E assim, trilha uma longa e complexa sequência produtiva até chegar na gôndola do supermercado. 

Além disso, temos o contexto comercial do produto final, que envolve sua exposição no ponto de vendas, até a própria análise crítica e aceitação do público! Sendo assim, tudo isso precisa ser planejado, produzido e executado de forma que faça sentido e produza lucratividade para o dono de marca, o convertedor de embalagens e todos os envolvidos.

O calcanhar de Aquiles 

Uma das problemáticas, está no acompanhamento de todas as etapas dessa longa jornada. Ter um mecanismo de visualização de todos os processos durante sua elaboração, para que o convertedor de embalagens possa monitorar e controlar cada passo. 

Em muitos casos o processo existe, mas segue uma lógica rebuscada que acaba consumindo o tempo precioso do convertedor. Os mecanismos existentes, na maioria das vezes, envolvem processos físicos de documentação e aprovação de artes. Sim, isso mesmo que você leu, a maioria das convertedoras usa um bloco de papel para fazer as anotações e controlar tudo. 

Em outros casos utilizam planilhas de Excel e até documentos de Word para controlar e gerenciar os negócios. Porém, devido à quantidade de detalhes, isso torna o acompanhamento e o monitoramento do fluxo um verdadeiro desafio. Segundo Rodrigo Pereira, CEO da LinkFlow, o setor de embalagens passa por uma grande dificuldade: 

“Encontrar sistemas que acompanhem as necessidades do convertedor do início ao fim do processo. Os convertedores não possuem sistemas que atendam a comunicação entre comercial e setor de artes, do começo até sua aprovação final”, afirma Pereira.

Abrindo a Caixa de Pandora

O convertedor de embalagens nem sempre possui um setor de arte estruturado, e por isso ele apenas recebe o arquivo que será usado. Vale ressaltar que, às vezes, o dono de marca entrega a própria embalagem física do produto, por ter perdido o arquivo original. E a convertedora tem que se virar com o que recebe para não perder o job.

Sendo assim, ele anota os detalhes, ajustes e alterações necessárias na embalagem e encaminha tudo para quem vai desenvolver o layout. Porém, na ausência de um sistema próprio para essa necessidade, que acompanhe o processo de forma efetiva, acaba gerando: lentidão nas tratativas entre os envolvidos, perda de informações relevantes do job, erros decorrentes do ruído de comunicação. Segundo Josimar Cuchi, especialista em flexografia e consultor da Clicheria Blumenau:  

“Às vezes, um dono de marca possui vários produtos, e paga uma agência de publicidade para desenvolver somente alguns deles. E os outros produtos ele joga para o convertedor de embalagens adaptar o material para diferentes tamanhos e gramaturas de embalagens”, afirma Cuchi. 

Essa troca de informações direta entre o convertedor de embalagens e dono de marca, ocasiona aprovações diretas de embalagens que podem acarretar erros, pois gera arquivos fora de uma  padronização. Ou seja, pular as etapas e processos, custa mais caro e acarreta em dor de cabeça. 

Dentro de tudo que foi abordado anteriormente, alguns problemas se destacam e causam lentidão no crescimento dos convertedores de embalagem. Estes problemas são:

1 – Ausência de um acompanhamento dos pedidos

Em primeiro lugar, destacamos que a ausência do monitoramento dos pedidos impacta diretamente no tempo e na qualidade da produção do produto. Por exemplo, no caso de uma aprovação de layout, para o lançamento de uma nova embalagem. 

Sem a estimativa do tempo dessa aprovação, ou a certeza que as informações do rótulo foram conferidas, dificilmente será possível que o convertedor consiga honrar o prazo de entrega para o lançamento do produto. Isso pode gerar prejuízo para o dono de marca e até o recall de embalagens e retrabalho em caso de algum erro que passou despercebido.

2 – Ruído de comunicação entre o departamento comercial e o setor criativo

Em segundo lugar, frisamos que os registros dos processos são extremamente importantes, pois cada detalhe é necessário na construção da peça. Sem o acompanhamento de processos, o departamento comercial (ou o setor que fez a captação desse lead) acaba na ausência de know-how. Ou seja, vai repassar informações incorretas para o criativo, criando um verdadeiro “telefone sem fio”. 

Isso pode impactar no resultado final, como também no travamento do processo produtivo. Sendo assim, com um acompanhamento assertivo é possível avaliar onde está a falta, ou divergência, das informações necessárias para o job seguir o fluxo.

3 – Falta de monitoramento da produção e do fluxo de trabalho

É normal em qualquer segmento que a comunicação dos prazos para entrega conflitem com a ansiedade do cliente. Com o convertedor de embalagens, isso também acontece. Nesse caso, o prazo de entrega é influenciado pelo vai e vem de informações em cada uma das etapas que precisam de aprovações.

Dessa forma, na ausência de uma ferramenta automatizada que mostra o que está sendo feito, e qual o próximo trabalho que irá entrar em produção, bagunça o cenário. É comum acontecer questionamentos e cobranças sobre os prazos de entrega, entre atendimento (ou departamento comercial) e o departamento de criação. 

Essa cobrança acontece muitas vezes, influenciada pelo cliente que pressiona o comercial sobre o andamento da produção. Dependendo da situação, isso pode gerar desgaste entre as partes, e a perda de foco dos criativos, pois, são constantemente interrompidos para redefinir suas prioridades e acelerar os processos.

4 – “Telefone sem fio” entre o comercial x criação x aprovação

Dentro de tudo que pontuamos até o momento, fica mais claro de compreender os ruídos na comunicação, gerados por esse verdadeiro “telefone sem fio”, entre as partes envolvidas num fluxo de trabalho. 

Isso pode se iniciar com o cliente, que ao trazer suas ideias, não são documentadas da forma correta pelo atendimento. Essa primeira falha comunicacional é passada adiante para quem vai pôr a mão na massa, ou seja, o departamento de criação. Com isso, as aprovações das artes se tornam mais difíceis e menos assertivas, porque não representam a expectativa do cliente, ou seja, as chances de termos o retrabalho das artes é muito grande! 

Nesse sentido, ter um sistema que faça esse acompanhamento solucionaria o problema. Ou seja, teríamos transparência de todas as etapas e as informações pertinentes de cada uma delas, visíveis para todos os interessados a qualquer momento.

5 – Falta de padronização das fichas técnicas

É bem comum a falta de um padrão nas fichas técnicas usadas por cada uma das partes envolvidas nesse fluxo de trabalho. Cada uma delas dará importância para aquilo que julgar pertinente e sem um modelo para se guiar. As decisões baseadas no “achismo” ao longo do tempo, são os parâmetros usados para criar as fichas, que muitas vezes não fazem sentido para quem está de fora do processo, como um novo fornecedor, por exemplo. 

Em outros casos a comunicação é feita a próprio punho, nas ordens de serviço e produção. Simplesmente descrevendo o que precisa ser feito de forma manual com papel e caneta. Ou seja, se abrem lacunas para a existência de erros decorrentes de uma caligrafia mal redigida, ou até mesmo da própria interpretação de texto de quem recebe essa ficha rudimentar.

Quem visualizar essa suposta ficha técnica poderá não saber se aquilo realmente é um rascunho ou uma ordem de produção. Nesse sentido, é importante criar uma forma padronizada de documentar todas as informações técnicas, fáceis de visualizar e que ajudem na produção.

6 – Organização de arquivos

Além da padronização das fichas técnicas que acabamos de comentar, é importante pensar que ao procurar um arquivo, deva existir um lugar apropriado para isso, não é mesmo? É preciso que os arquivos sejam nomeados de uma forma sistemática que faça sentido e seja fácil de acessar por qualquer pessoa. 

Assim, caso ocorra uma troca de funcionários, quem assumir a função não ficará perdido entre uma série de arquivos digitais. Além disso, backups físicos podem ser comprometidos, quando usamos o armazenamento em nuvem ganha-se mais segurança e agilidade na localização das informações.

7 – Não possuir um fluxo editável de acordo com a sua necessidade

É muito importante que o fluxo de trabalho esteja bem estruturado e visível para todos. Mas, além disso, é fundamental que você consiga modificá-lo de acordo com suas necessidades. Imagine a situação em que seu colaborador está trabalhando em um criativo daqui a cinco dias e não é algo que exija tanto tempo para isso. Mas neste momento entra um novo pedido com prazo extremamente curto! Com um fluxo personalizável você pode alterar a sua ordem de prioridade e adequar ela de uma forma que faça sentido dentro dessa situação.

8 – Ausência de um sistema para gestão de pedidos

Para construir um ambiente comercial com previsibilidade, escalabilidade, transparência e dinamismo, é preciso ter o controle de todas as etapas e o gerenciamento de processos bem alinhados. Para isso, a escolha de um software de gestão é fundamental para profissionalizar o negócio. 

Somente com a ferramenta certa, será possível fazer a análise de performance e a revisão dos processos para ter uma melhoria contínua no escopo dos serviços prestados. Esses softwares trazem várias vantagens, entre elas:

• Poder acessar tudo isso de qualquer lugar;
• Gerenciar remotamente seus pedidos com eficiência; 
• Personalizar toda a jornada de acordo com o fluxo produtivo da sua empresa;
• Consultar seus pedidos e dar andamento às necessidades do dia a dia. 

Todos esses são os pontos cruciais para a escolha de um eficiente sistema gestor de pedidos. E é aqui que a LinkFlow entra para ajudar o convertedor de embalagens.

O PackFlow é um sistema que mapeia as etapas do seu negócio e define o fluxo que o pedido irá percorrer. Além disso, você pode visualizar em tempo real o progresso e o status de cada pedido. 

Agilize a informação com formulários customizados de acordo com a sua necessidade. Defina os dados de cada tipo pedido e disponibilize-os a todos os setores envolvidos. E o melhor, você define a estrutura de arquivamento da sua empresa, e pode guardar os arquivos relacionados a cada trabalho. 

E por fim, você pode melhorar ainda mais o seu desempenho acessando os relatórios inteligentes, que auxiliam no feedback de cada job. Escolher a LinkFlow é a garantia de uma gestão de sucesso.