Acelere seu processo criativo: veja os sinais de que é hora de automatizar as aprovações de arte.

Em um mundo cada vez mais conectado e ágil, a necessidade de automatizar as aprovações de arte se torna essencial. Essa frase até pode parecer clichê, mas não deixa de ser verdadeira. Afinal, equipamentos como fax, disquete, pager e monitor de tubo, tem uma coisa em comum: eles se tornaram peças de museu. E a aprovação de arte por e-mail, também está ficando no passado.

Mas se este argumento ainda não foi suficiente para te convencer sobre a importância de automatizar as aprovações de artes, continue a leitura. Separamos alguns sinais de que já passou da hora de evoluir neste sentido. Confira:

1. O feedback do cliente ocorre por e-mail, WhatsApp, etc

Sabemos que todos esses aplicativos agilizam, sim, a comunicação no dia a dia. No entanto, contar com eles para conseguir o feedback do cliente pode ocasionar erros graves. Além disso, um dos problemas mais recorrentes nas empresas é a falta (ou excesso) de comunicação. E por e-mail ou aplicativos é praticamente impossível focar somente na arte em si. Afinal, quem nunca se perdeu em uma grande troca de e-mails? As páginas começam a se confundir e o que veio antes e depois fica bem confuso. 

Mesmo assim, cerca de 95% das empresas, realiza as suas aprovações por e-mail, o que dificulta ao revisor adicionar comentários em áreas específicas da arte enviada. 

Outras situações que podem ocorrer são:

Comunicação fragmentada 

Os comentários e feedbacks do cliente podem estar dispersos em diferentes mensagens ou threads de e-mail. Isso pode dificultar a compreensão do contexto completo e a organização das informações.

Falta de clareza 

A comunicação escrita nem sempre é tão clara quanto uma conversa presencial. As mensagens de texto podem ser interpretadas de maneiras diferentes, levando a mal-entendidos e à falta de clareza nos feedbacks fornecidos pelo cliente.

Atrasos na resposta 

Dependendo da disponibilidade do cliente ou da equipe responsável pela aprovação, pode haver atrasos na resposta aos e-mails ou mensagens. Isso pode prolongar o tempo necessário para concluir o processo de aprovação.

Dificuldade na revisão conjunta  

Como já citamos acima, esse tipo de aprovação impossibilita que o revisor adicione comentários em áreas específicas na arte enviada. Sendo assim, revisar e discutir alterações em uma arte pode ser mais difícil por e-mail ou mensagens. A falta de interação pode atrasar o processo e levar a idas e vindas desnecessárias.

Perda de contexto visual  

Às vezes, é difícil transmitir claramente as alterações desejadas em uma arte apenas por meio de texto. A falta de recursos visuais pode resultar em uma comunicação menos efetiva e dificultar a compreensão completa das intenções do cliente.

2. Longos ciclos de aprovação

Sempre citamos aqui no blog a máxima: tempo é dinheiro. E você mais do que ninguém sabe do que estamos falando. A utilização de e-mails e aplicativos de mensagem para a aprovação de artes pode resultar em longos ciclos de aprovação. Pois eles apresentam desafios que podem comprometer a eficiência e a agilidade do processo.

Como falamos acima, a comunicação fragmentada e dispersa em diferentes mensagens e e-mails dificulta a compreensão do contexto completo e a organização das informações. Além disso, a falta de clareza na comunicação escrita pode levar a mal-entendidos e atrasar a aprovação. A demora nas respostas também é outro fator que pode atrasar o processo.

Pense na seguinte situação: a aprovação está acontecendo por e-mail, mas por mais que você cobre o cliente, o retorno não é imediato. Após um longo período o cliente aprova e o mesmo se torna super urgente. O que deixa você e sua equipe numa corrida contra o tempo para resolver a questão. 

Essa é uma situação corriqueira neste tipo de aprovação, mas que pode ser evitada com o uso de uma ferramenta de aprovação de arte. Um sistema de acompanhamento de aprovação de layouts é a chave para evitar retrabalhos e recall de embalagens. Ele permite uma comunicação mais centralizada, com visualização fácil das alterações, feedbacks e a possibilidade de interação em tempo real. 

3. As alterações sugeridas pelo cliente vem sem contexto e detalhes técnicos

Quando a aprovação de artes ocorre por e-mail ou aplicativos de mensagem, é comum encontrar a falta de contexto e detalhes técnicos nas alterações sugeridas pelo cliente. Essa lacuna de informações pode dificultar a compreensão das intenções do cliente e o trabalho da equipe responsável pela execução das alterações.

4. Se perder no versionamento dos arquivos enviados para aprovação

Você já encaminhou uma versão errada do arquivo para o seu cliente? Isso acontece bastante, pode acreditar. 

No entanto, isso causa um transtorno desnecessário e atrasa seus prazos iniciais. Se o arquivo que você está trabalhando é muito antigo, a chance de ele estar desatualizado é grande. Por isso, é preciso ficar atento às datas e confirmar com o cliente qual foi a última versão do item a ser trabalhado. 

Mas, melhor do que ficar atento à última versão é poder não se preocupar com isso. Em um sistema de aprovação online, todas as informações são atualizadas em tempo real, de forma segura e sem erros.

5. Falta de segurança das informações

Falando em segurança, quando as aprovações de arte são realizadas por e-mail ou aplicativos de mensagem, esse fator se torna uma preocupação relevante. A comunicação através desses meios pode expor os dados sensíveis da empresa, como projetos, designs e estratégias, a potenciais ameaças de violação de privacidade e segurança.

Levando em consideração que cada vez mais as empresas estão se preocupando com segurança digital, continuar com este tipo de aprovação é nadar contra a maré.

Automatize as aprovações

E aí, se identificou com algum dos sinais? Então dê o primeiro passo para automatizar as aprovações de arte. Entre em contato com a LinkFlow e conheça as vantagens de ter um sistema que agiliza os processos da sua empresa!