De sete para três dias na aprovação de artes.

Quem é a Gualapack Brasil

A Gualapack é uma multinacional de embalagens flexíveis, líder mundial em stand-up pouches com bico, com cerca de 2 mil empregados no mundo. No Brasil, a história começa em 1994 com a Tradbor, uma das primeiras empresas a produzir stand-up pouches pré-formados no país. A planta de Iperó (SP) entrou em operação em 2000; em 2015 a Gualapack comprou a Tradbor e nasceu a Gualapack Brasil, que em 2021 passou a produzir laminados na planta de Jaguariúna (SP).

A empresa fabrica pouches, sachês, stand-up pouches e spouted pouches para alimentos, bebidas, cosméticos e produtos farmacêuticos, e mantém as certificações ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 e BRCGS. Cada uma delas exige provar, em auditoria, como as etapas internas acontecem, inclusive no setor de artes.

O que travava: informação espalhada e ciclos longos

Antes da LinkFlow, o acompanhamento dos processos e dos indicadores ficava em e-mails e planilhas. A ficha técnica de cada cliente era preenchida mais de uma vez, as informações se dispersavam entre os departamentos e não havia histórico: era o "telefone sem fio".

A clicheria recebia solicitações incompletas para gravar os clichês. O Comercial não conseguia consultar o andamento dos trabalhos e, por isso, não dava previsão de entrega ao cliente. A pré-impressão tinha dificuldade para administrar o desenvolvimento das artes, as aprovações de layout, as gravações e a reposição de clichês. O P&D consultava os dados técnicos de forma pouco eficiente e nem sempre sabia o status de cada projeto.

Os ciclos de aprovação de layout, com os clientes e internos, eram longos. Sem rastreabilidade, era difícil identificar indicadores, e os retrabalhos se repetiam.

O que mudou com os fluxos e as aprovações

A Gualapack implantou a Gestão de Fluxos e a Gestão de Aprovações da LinkFlow. A ficha técnica do cliente passou a ser digital, preenchida uma única vez e consultada por todos os departamentos. O fluxo interno ganhou ritmo, porque cada etapa já traz as orientações de que a próxima precisa.

A adoção começou pela pré-impressão, que consolidou o uso, e depois a consulta ao sistema foi aberta aos demais departamentos: todos passaram a ver em que etapa está cada projeto. O sistema virou a base dos principais processos da empresa: criação de novos layouts, alterações, repetições, retrabalhos internos e amostras.

Pelos relatórios da plataforma, a empresa passou a medir o tempo de quatro indicadores:

• análise de arte;
• liberação de gravação de clichês;
• entrega da prova digital;
• fornecimento de documentação para os departamentos.

A implantação e a aprovação remota com os clientes

Houve resistência inicial de alguns departamentos e a necessidade de integrar o sistema a outras ferramentas da empresa. Começar pela pré-impressão resolveu as duas coisas: o setor provou o resultado e puxou os demais.

Com os clientes, a aceitação da aprovação remota variou. A maioria aderiu bem, e alguns já usavam a LinkFlow com outros convertedores. Alguns clientes menores preferiram continuar aprovando por e-mail; mesmo nesses casos, a Gualapack usa a plataforma para organizar as tratativas.

Resultados

O lead time de aprovação de artes caiu de sete para três dias. O número de aprovações mensais passou de 50 para 100. A programação da produção ganhou previsibilidade, com menos ruído na comunicação interna e menos retrabalho.

Os quatro indicadores passaram a ser visíveis nos relatórios, o que deixou os gargalos evidentes e apoiou as decisões. Os registros do sistema também serviram de evidência nas auditorias de revalidação da BRCGS e da ISO 9001:2015, que pedem a comprovação de cada etapa, inclusive no setor de artes.