A Gualapack – empresa multinacional reconhecida no setor de conversão de embalagens – tinha, entre muitos desafios, agilizar seus fluxos de artes e aprovações de embalagens junto aos clientes.

Neste case de sucesso, vamos mostrar como a Linkflow auxiliou a Gualapack através dos módulos de Gestão de Aprovações e Gestão de Fluxos para transformar seus processos, controlar KPIs, melhorar a comunicação com clientes e alcançar resultados expressivos.

Objetivos preliminares

Com o objetivo de otimizar processos e impulsionar resultados, a Gualapack enfrentou alguns desafios para realinhar seu fluxo de trabalho. A implantação de um sistema eficiente, foi o ponto de virada para superar as dificuldades e melhorar seus resultados. 

“Nas indústrias existe o mito de que para atender uma demanda maior é necessário a aquisição de mais  equipamentos e contratação de mais mão de obra. Mas, os gestores se esquecem que, otimizando os processos e os fluxos de trabalho, é possível fazer mais com menos”. Alexsandro Pires, Co-fundador e Consultor de Negócios da LinkFlow Sistemas.

Quem é o Gualapack Group 

A Gualapack é uma empresa renomada no ramo de embalagens flexíveis, com uma trajetória de excelência e inovação. A multinacional conta com 2.068 empregados ao redor do mundo, fornecendo soluções de embalagem de alta qualidade para diversas indústrias. Ao traçar uma timeline da empresa, é possível identificar datas e acontecimentos que marcaram sua trajetória:

• 1994 – Uma das primeiras empresas a produzir stand-up pouches pré-formados no Brasil (Tradbor);
• 2000 – Início da produção na planta de Iperó – SP;
• 2010 – Início da linha de negócio de representação de equipamentos de envase de pouch pré-formado (sem bico);
• 2015 – Gualapack adquire a Tradbor; início da Gualapack Brasil;
• 2020 – Produção de moldes de injeção para bicos e tampas;
• 2021 – Aquisição da planta de laminados de Jaguariúna. A Gualapack Brasil passa a produzir laminados.

Embalagens duráveis, seguras e atrativas

A empresa é especializada na fabricação de embalagens flexográficas, oferecendo uma ampla gama de produtos para atender às necessidades específicas de seus clientes. É líder mundial em stand-up pouches com bico, no seu portfólio inclui: pouches, sachês, stand-up pouches, spouted pouches e muito mais. Ela utiliza tecnologia de ponta e substratos de primeira linha para garantir embalagens duráveis, seguras e atrativas.

Além disso, a Gualapack se destaca por seu compromisso com a sustentabilidade. A empresa busca constantemente soluções eco-friendly, desenvolvendo produtos recicláveis e utilizando materiais biodegradáveis. Dessa forma, a convertedora contribui para a redução do impacto ambiental, sem comprometer a qualidade e a funcionalidade das embalagens.

Com uma equipe altamente qualificada e experiente, a Gualapack oferece suporte completo aos seus clientes, desde a concepção do design até a entrega final. Seja para alimentos, bebidas, cosméticos, produtos farmacêuticos ou outros segmentos, a empresa possui a expertise necessária para desenvolver embalagens que agregam valor aos produtos e impulsionam o sucesso dos negócios.

A Gualapack é uma empresa comprometida com a excelência e a qualidade em todas as etapas de produção de suas embalagens. Por isso, a empresa possui uma série de certificações que atestam seu compromisso com os mais altos padrões de segurança, sustentabilidade e conformidade.

Uma empresa alinhada com as exigências do mercado  

Todas as certificações conquistadas refletem o comprometimento da empresa em fornecer produtos de alta qualidade, seguros e sustentáveis. Ou seja, ao contratar Gualapack, seus clientes têm a garantia de estar trabalhando com uma empresa confiável e que cumpre com os mais rigorosos padrões do mercado. Entre as principais certificações destacam-se:

• Certificação ISO 9001; 
• ISO 14001;
• ISO 22000;
• Certificação BRCGS. 

“Para implementar certificações, como a ISO, existe a necessidade de se comprovar diferentes etapas e processos desenvolvidos dentro da empresa, inclusive no setor de artes. Os sistemas da LinkFlow ajudam a registrar e a validar cada uma das etapas para as auditorias contratadas no processo certificatório”, Comenta Alexsandro Pires, Co-fundador e Consultor de Negócios da LinkFlow Sistemas.

Qual o problema que a Gualapack enfrentava?

A Gualapack utilizava diversos departamentos e processos em suas operações diárias que muitas vezes demoravam com o feedback e estendiam o prazo de entrega do produto final. O fluxo comunicacional era truncado entre alguns departamentos e as informações ficavam dispersas em diferentes canais. 

O vai e vem das informações se transformava num “telefone sem fio”. Com a implantação do sistema, a ficha técnica digitalizada do cliente é preenchida uma única vez e todos podem acessar. Dessa forma, o fluxo interno segue um ritmo mais dinâmico, sem se preocupar com as orientações que precisa seguir.   

O departamento de clicheria tinha solicitações com baixa eficiência para o desenvolvimento de clichês. Enquanto isso, o departamento Comercial ficava sem previsão de entrega dos trabalhos, pois não conseguia consultar o andamento do workflow. 

Além disso, as etapas de aprovação de layouts com clientes, e até as internas, tinha longos ciclos. O prepress tinha dificuldade de gerenciar o fluxo de desenvolvimento de artes, nem as aprovações de layouts, as gravações e reposição dos clichês. E por fim, o departamento de P&D acessava os dados técnicos de uma forma menos eficiente e nem sempre podia acompanhar os fluxos de trabalhos para saber o status de cada projeto.

Como a LinkFlow ajudou a solucionar o problema?

Antes da utilização do módulo Gestão de Fluxos LinkFlow, a Gualapack enfrentava desafios significativos em relação ao controle de KPIs. Esses controles eram realizados de forma básica através da troca de e-mails e planilhas de Excel. Ou seja, isso resultava em informações dispersas, falta de histórico e status dos processos. Além da falta de rastreabilidade e de dificuldades na identificação de indicadores eficientes, gerando retrabalhos.

“Uma planilha pode até ser muito bem construída, mas ela precisa ser alimentada com dados manualmente. Isso consome tempo e dá margem para erros de digitação das informações. Sem a imputação dos dados corretamente e constantemente, ela se torna pouco eficiente. E eu não tenho como saber em tempo real o status de cada projeto”, comenta José Carlos da Silva Costa, Gerente de pré-impressão da Gualapack.

Em resumo, através de relatórios do sistema, a empresa passou a monitorar com mais precisão o tempo de 4 indicadores-chave, são eles: 

• Análise de arte, 
• Liberação de gravação de clichês, 
• Entregar uma prova digital, 
• Fornecer documentação para departamentos. 

“Os registos presentes no sistema permitem segurança para todos os envolvidos nos projetos. Assim, quem solicita um trabalho tem a garantia de que apenas o que foi solicitado seja entregue e quem realiza o processo consegue entregar exatamente aquilo que foi alinhado”, complementa José Carlos.

Quais desafios enfrentados na implantação? 

A implantação módulo Gestão de Fluxos  enfrentou alguns desafios iniciais, como a resistência de alguns departamentos e a necessidade de integração com outros sistemas. No entanto, a Gualapack superou esses obstáculos, priorizando sua adoção no setor de prepress, que consolidou sua eficiência e posteriormente, disponibilizando a consulta do sistema para os demais departamentos da empresa. Assim todos sabem em que patamar está cada projeto. 

Essa foi a fórmula que deu certo internamente, e o sistema se tornou fundamental para a realização dos principais processos da empresa, como: criação de novos layouts, alterações, repetições, retrabalhos internos e amostras. 

A aceitação dos clientes para realizar as aprovações remotas na plataforma teve variações. Alguns clientes menores continuaram preferindo a aprovação por e-mail, mesmo assim a empresa utilizava a ferramenta para organizar as tratativas nesses poucos casos. Enquanto isso, a maioria dos clientes aceitou bem, e alguns até já utilizavam a plataforma com outros convertedores. Ou seja, reconhecendo a qualidade e o profissionalismo da Gualapack na gestão de projetos.

Qual foi o resultado alcançado?

A gestão de indicadores e KPIs foi aprimorada significativamente com a LinkFlow. Ou seja, a Gualapack passou a ter maior controle sobre o tempo de análise de arte, liberação de gravação de clichês, entrega de provas digitais e fornecimento de documentação para os departamentos, feitas com a ajuda dos relatórios da própria plataforma. 

Esses indicadores se tornaram mais visíveis e facilitaram a tomada de decisões estratégicas. Com acesso a dados precisos e atualizados, a Gualapack pôde identificar gargalos e pontos de melhoria em seus processos, permitindo uma maior eficiência operacional e redução de retrabalhos.

Além disso, a LinkFlow desempenhou um papel fundamental na obtenção e revalidação das certificações da Gualapack, como a BRCGS e a ISO 9001:2015. Ao centralizar e padronizar os processos, a plataforma garantiu a conformidade com os requisitos rigorosos dessas certificações, proporcionando maior segurança e confiança aos clientes.

Os resultados alcançados após a implantação dos sistemas da LinkFlow foram impressionantes. O lead time para aprovação de artes foi reduzido de 7 para 3 dias, aumentando a produtividade e agilizando a entrega para os clientes. Além disso, o número de aprovações mensais saltou de 50 para 100, refletindo a maior eficiência e agilidade nos processos de aprovação. Também se obteve maior previsibilidade na programação da produção, graças à melhoria na comunicação interna e à redução de retrabalhos. 

Em resumo, a parceria entre a Gualapack e a LinkFlow proporcionou uma transformação significativa nos processos da empresa. Através da centralização, automação e controle de KPIs, a Gualapack alcançou maior eficiência operacional, redução de prazos e aumento da satisfação do cliente. Com a LinkFlow, a Gualapack está preparada para enfrentar os desafios do mercado e se destacar como referência no setor de embalagens.

Fale com quem entende 

A transformação na aprovação de artes reflete o compromisso da Gualapack em proporcionar um atendimento de excelência aos seus clientes. Com a parceria estratégica, o tempo médio de aprovação de artes foi significativamente reduzido, permitindo que os projetos avancem com maior agilidade e eficácia. Essa conquista demonstra como a convertedora está comprometida em buscar soluções inovadoras e eficientes para atender às demandas do mercado.

A Gualapack e a LinkFlow provaram que é possível transformar o processo de aprovação de artes, trazendo agilidade e eficiência para as empresas. Se você busca otimizar o processo na sua empresa, entre em contato conosco e descubra como podemos ajudá-lo a alcançar resultados semelhantes.