De siete a tres días en la aprobación de artes.

Quién es Gualapack Brasil

Gualapack es una multinacional de envases flexibles, líder mundial en stand-up pouches con boquilla, con cerca de 2 mil empleados en el mundo. En Brasil, la historia comienza en 1994 con Tradbor, una de las primeras empresas en producir stand-up pouches preformados en el país. La planta de Iperó (SP) entró en operación en 2000; en 2015 Gualapack compró Tradbor y nació Gualapack Brasil, que en 2021 pasó a producir laminados en la planta de Jaguariúna (SP).

La empresa fabrica pouches, sachets, stand-up pouches y spouted pouches para alimentos, bebidas, cosméticos y productos farmacéuticos, y mantiene las certificaciones ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 y BRCGS. Cada una exige demostrar, en auditoría, cómo ocurren las etapas internas, incluso en el sector de artes.

Lo que frenaba: información dispersa y ciclos largos

Antes de LinkFlow, el seguimiento de los procesos y de los indicadores se hacía en correos y planillas. La ficha técnica de cada cliente se llenaba más de una vez, la información se dispersaba entre los departamentos y no había historial: era el "teléfono descompuesto".

La clichería recibía solicitudes incompletas para grabar los clichés. El área Comercial no podía consultar el avance de los trabajos y, por eso, no daba previsión de entrega al cliente. La preimpresión tenía dificultad para administrar el desarrollo de las artes, las aprobaciones de layout, las grabaciones y la reposición de clichés. I+D consultaba los datos técnicos de forma poco eficiente y no siempre sabía el estado de cada proyecto.

Los ciclos de aprobación de layout, con los clientes e internos, eran largos. Sin trazabilidad, era difícil identificar indicadores, y los retrabajos se repetían.

Lo que cambió con los flujos y las aprobaciones

Gualapack implantó la Gestión de flujos y la Gestión de aprobaciones de LinkFlow. La ficha técnica del cliente pasó a ser digital, llenada una sola vez y consultada por todos los departamentos. El flujo interno ganó ritmo, porque cada etapa ya trae las orientaciones que la siguiente necesita.

La adopción comenzó por la preimpresión, que consolidó el uso, y después la consulta del sistema se abrió a los demás departamentos: todos pasaron a ver en qué etapa está cada proyecto. El sistema se volvió la base de los principales procesos de la empresa: creación de nuevos layouts, cambios, repeticiones, retrabajos internos y muestras.

Por los informes de la plataforma, la empresa pasó a medir el tiempo de cuatro indicadores:

• análisis de arte;
• liberación de grabación de clichés;
• entrega de la prueba digital;
• documentación suministrada a los departamentos.

La implantación y la aprobación remota con los clientes

Hubo resistencia inicial de algunos departamentos y la necesidad de integrar el sistema a otras herramientas de la empresa. Empezar por la preimpresión resolvió las dos cosas: el sector demostró el resultado y arrastró a los demás.

Con los clientes, la aceptación de la aprobación remota varió. La mayoría la adoptó bien, y algunos ya usaban LinkFlow con otros convertidores. Algunos clientes menores prefirieron seguir aprobando por correo; incluso en esos casos, Gualapack usa la plataforma para organizar las tratativas.

Resultados

El lead time de aprobación de artes cayó de siete a tres días. El número de aprobaciones mensuales pasó de 50 a 100. La programación de la producción ganó previsibilidad, con menos ruido en la comunicación interna y menos retrabajo.

Los cuatro indicadores pasaron a ser visibles en los informes, lo que dejó evidentes los cuellos de botella y apoyó las decisiones. Los registros del sistema también sirvieron de evidencia en las auditorías de revalidación de BRCGS e ISO 9001:2015, que piden la comprobación de cada etapa, incluso en el sector de artes.